Hướng dẫn sử dụng Trợ lý AI

Ở đâu: Mua hàng — màn hình báo giá NCC (đang nhập báo giá, họp giá).

Cách dùng: bấm AI đọc báo giá NCC, đính file báo giá nhà cung cấp (ảnh chụp hoặc PDF/Excel). AI trả về từng dòng: vật tư (chọn trong danh mục), số lượng, đơn giá, ghi chú nguồn. Soát các dòng Cần xem, sửa đơn giá nếu cần, rồi xác nhận và điền.

Ở đâu: khi nhập báo giá, dựng BOM, hoặc lập đề xuất mua.

Cách dùng: với dòng tên thiết bị mơ hồ (“tủ AT 3 pha 250A kiểu cũ”), AI gợi ý vật tư trong danh mục kèm điểm tin cậy. Chỉ chọn trong danh sách gợi ý — không bao giờ có mã bịa.

Ở đâu: Giao ban — bảng điều khiển buổi sáng.

Cách dùng: bấm AI soạn bản tin, AI đọc dữ liệu tuần (đơn chậm, tồn, kế hoạch) và soạn biên bản + kế hoạch tuần nháp. Người có quyền “Quyết định giao ban” sửa và chốt. Bản tin đã chốt lưu theo ngày, mở lại được.

Ở đâu: Danh mục vật tư (S28/S42) và lúc nhập báo giá.

Cách dùng: dán đoạn mô tả thiết bị (“tủ đứng IP54, 3 pha, ATP 250A/3P, Contactor 100A…”), AI tách thành các cột tham số: số cực, đinh định mức, dòng cắt, điện áp, dòng sản phẩm. Không rõ thì để trống và đánh Cần xem — bạn điền tiếp.

Ở đâu: cùng màn hình với AI-15.

Cách dùng: cùng lần đọc, AI gợi ý loại thiết bị và nhóm chi phí cho vật tư mới. Cả hai đều chọn trong danh mục có sẵn.

Ở đâu: Tài chính — hóa đơn mua.

Cách dùng: đính ảnh/PDF hóa đơn mua, AI đọc số hóa đơn, ngày, nhà cung cấp, tiền trước/thuế/sau thuế, từng dòng hàng. Soát tổng lệch bằng mắt: dòng lệch tổng bị ép Cần xem.

Ở đâu: Tài chính — sổ sao kê ngân hàng (S41) và phiếu thu chi.

Cách dùng: tải file sao kê (Excel/PDF), AI tách từng giao dịch: ngày, nội dung, tiền vào/ra. Bạn ghép từng giao dịch với hóa đơn/đối tác, loại dòng nội bộ, rồi ghi sổ.

Ở đâu: Nhập báo giá — import Excel.

Cách dùng: khi file Excel khách/báo giá không theo mẫu chuẩn, AI đề xuất cột nào ứng với cột nào (tên hàng, ĐVT, số lượng, đơn giá…). Bạn chỉnh cột sai rồi nhập.

Ở đâu: Kết quả báo giá (S6) và báo cáo (S26).

Cách dùng: khi chốt “Thất bại”, AI gợi ý lý do theo diễn biến đã ghi (giá, tiến độ, đối thủ…). Khi xem báo cáo, AI tóm tắt xu hướng mất báo giá theo lý do.

Ở đâu: Báo giá — phương án (S6).

Cách dùng: từ phương án chính, AI gợi ý phương án “hãng khác” theo thông số tương đương trong danh mục (AI-15 đã tách sẵn thông số nên phép so này càng chính xác). Chốt bằng nút lưu thường.

Ở đâu: Hợp đồng (S14).

Cách dùng: đính file hợp đồng khách soạn (Word/PDF/ảnh), AI đọc các điều khoản chính: giá trị, đợt thanh toán, tiến độ, phạt — trả về bản nháp các trường để bạn điền và sửa.

Ở đâu: Hợp đồng (S14), kết quả xem được ở S27 cho ai có quyền xem hợp đồng.

Cách dùng: bấm AI so hợp đồng, AI rà từng điểm: giá trị lệch với báo giá chốt? thiếu điều khoản mẫu TNT nào? đợt thanh toán khác gì? — trả về danh sách cảnh báo theo điểm, mỗi điểm đánh dấu Chắc/Cần xem và nút “Đã xem”.

Ở đâu: Hợp đồng / đơn hàng không có hợp đồng.

Cách dùng: dán/tải yêu cầu thay đổi của khách (mail, tin nhắn, biên bản), AI soạn nháp nội dung phụ lục: hạng mục thay đổi, tiền điều chỉnh, hạn mức ảnh hưởng.

Ở đâu: Đơn hàng — tab kỹ thuật.

Cách dùng: AI đọc BOM + chi tiết kỹ thuật của đơn và soạn bản tóm tắt ngắn cho xưởng/QC: điểm cần chú ý, thông số quan trọng. Gắn vào hồ sơ đơn.

Ở đâu: Hợp đồng — đợt thanh toán.

Cách dùng: trước khi trình ký, AI kiểm bộ hồ sơ đợt: đủ nghiệm thu/BB ghó/chứng từ chưa, số tiền khớp điều khoản chưa. Kết quả là danh sách điểm còn thiếu.

Ở đâu: trên điện thoại — cập nhật công đoạn (S19), báo cáo QC (S20), xác nhận giao hàng (S24).

Cách dùng: bấm nút 🎤 Nói, nói nội dung cần ghi (“lắp xong tủ AT-02, còn thiếu 2 contato 100A”), AI chuyển thành chữ điền vào ô đang nhập. Kiểm tra rồi lưu. File ghi âm không được lưu lại sau khi chuyển xong.

Ở đâu: Bảo hành (S35).

Cách dùng: dán/chụp tin nhắn khách phản ánh sự cố, AI soạn nháp yêu cầu bảo hành: thiết bị, hiện tượng, mức ưu tiên. Bạn kiểm tra, chọn khách, gửi theo trình tự thường.

Ở đâu: Dự toán — công trình tương tự (S13).

Cách dùng: chọn đơn cũ tương tự, AI soạn nháp dự toán: hạng mục, khối lượng theo kinh nghiệm công trình cũ. Rất cần soát Cần xem vì mỗi công trình mỗi khác.

Ở đâu: Đơn hàng — BOM (S12/S17).

Cách dùng: bấm AI soát BOM, AI đối chiếu thông số từng dòng với danh mục (AI-15 đã tách) và với các dòng khác trong BOM, cảnh báo điểm nghi lệch (định mức, dòng cắt, số cực…) vượt ngưỡng cài đặt. Phần quy tắc cố định của việc này không dùng AI và ai xem được BOM cũng xem được cảnh báo.

Ở đâu: Đơn hàng — BOM.

Cách dùng: nhập kích thước vỏ (rộng × cao × sâu), AI ước lượng khối lượng tole theo hệ số Quản trị cài ở S40. Kết quả là ước lượng — cân thực tế vẫn là số liệu chính thức.

Ở đâu: Tổng quan (S2) — chỉ hiện với người có Xem tiền.

Cách dùng: gõ câu hỏi tự nhiên (“tháng này đơn chậm giao nào?”, “công nợ ABB còn bao nhiêu?”). AI trả lời kèm nguồn số liệu. Mỗi câu hỏi độc lập — không nhớ câu trước; không hỏi được kiểu “còn nữa?” hay yêu cầu tính tự do ngoài số liệu có.

Ở đâu: Đơn hàng — BOM (S11/S43).

Cách dùng: đính sơ đồ nguyên lý (ảnh/PDF), AI đọc các thiết bị trên sơ đồ và dựng BOM nháp theo từng khối. Bản nháp này bắt buộc soát từng dòng trước khi đưa vào BOM chính — sơ đồ điện rất dễ đọc nhầm ký hiệu.

Ở Hợp đồng/Đơn hàng/Bản tin giao ban: tiền phạt chậm giao được code tính trực tiếp theo điều khoản, không gọi AI, không tốn lượt. Ai có quyền xem màn hình là thấy; số tiền cần quyền Xem tiền.